Ob im Sport oder bei einer Partie Poker, persönliche Limits sind ein Baustein für Erfolg. In der agilen Welt sprechen wir von WIP-Limits.
WIP steht für Work In Progress.
Das WIP-Limit stellt somit die maximale Anzahl von gleichzeitig in Bearbeitung befindlicher Aufgaben dar.
Im Sport ist es wichtig sein Limit zu kennen, um den Körper nicht zu überfordern. Nicht zu schnell zu starten, sich die Kräfte einzuteilen und zum richtigen Zeitpunkt die letzten Reserven mobilisieren zu können. Mental hilft das Limit beim Erreichen einer persönlichen Bestleistung bzw. diese noch zu übertreffen, wenn man sich über das bekannte Limit hinaus steigern kann. Und auch beim Pokern ist es wichtig sein Limit zu kennen. Wie viel ist man bereit maximal einzusetzen.
In der Softwareentwicklung finden sich in vielen Bereichen Limits. Limitierungen von Kapazitäten werden allzu oft einseitig negativ betrachtet. Analog den Geschwindigkeitsbeschränkung im Straßenverkehr. Trotz nachweislicher Vorteile dieser Beschränkungen, werden diese nur von wenigen Verkehrsteilnehmern begrüßt. So auch in der Softwareentwicklung. WIP-Limits stehen für Einschränkungen und machen Engpässe offensichtlich. Arbeitsfluss und Kreativität werden vermeintlich behindert oder gar eingeschränkt. Das Motto lautet daher meist: lieber mehr fordern, statt weniger. Dabei sind WIP-Limits bei Software-Entwicklung und -Support von großem Nutzen zur Steigerung der Produktivität.
Beispiel positiver Limits im Software-Support
In der Literatur finden sich viele Beispiele wie die WIP-Limits in der Softwareentwicklung eingesetzt werden. Beispielsweise die Limitierung der offenen Tasks in einem Kanban-Board. Limits können aber auch im Software-Support zu positiver Veränderung führen.
Stellen Sie sich eine Support-Abteilung vor, die täglich eine Vielzahl neuer Kundenanfragen erhält. Jede dieser Anfragen wird nach Eingang und Überprüfung direkt an ein Team-Mitglied weitergereicht. Hierbei wird die aktuelle Arbeitsbelastung des Team-Mitglieds nicht berücksichtigt. Das Team-Mitgleid wird über das Eintreffen neuer Anfragen per System automatisch informiert. Die aktuelle Tätigkeit wird unterbrochen, um die neue Anfrage zu begutachten. Vielleicht ist ja eine direkte Lösung möglich? Wenn nicht, kehrt man zur vorherigen Aufgabe zurück. Der Arbeitsfluss wird somit immer wieder gestört. Aufgrund dieser Störungen sinkt die Produktivität. Es sammeln sich nach und nach immer mehr Anfragen bei jedem der Team-Mitglieder an. Die Verwaltung und Organisation dieser Anfragen kostet von Tag zu Tag mehr Zeit. Ein Reporting wird notwendig.
Übersicht und Transparenz gehen verloren. Wichtige Anfragen bleiben liegen oder gehen unter. Die Produktivität sinkt stetig weiter. Eine Priorisierung fällt mit der Zeit immer schwerer, da neue dringliche Anfragen mit älteren konkurrieren.
Warum sind Limits gut?
WIP-Limits können helfen, den Arbeitsfluss vor Störungen zu schützen und so die Produktivität zu steigern. Dazu wird ein Limit der gleichzeitig zu bearbeitenden Anfragen für das Support-Team vereinbart. Dieses Arbeits-Limit kann beispielsweise vorschreiben, dass den Team-Mitgliedern maximal nur noch drei Anfragen gleichzeitig zugeordnet werden. Das Limit ist also 3 offene Anfragen je Team-Mitglied. Solange keine Anfrage erledigt wird, darf keine neue zugeordnet werden. Die Anzahl 3 darf nicht überschritten werden.
Nicht zugeordneten Anfragen werden in einer Warteschlange geparkt (Backlog) und dort nach Priorität aufgelistet. Sobald ein Team-Mitglied eine Aufgabe erledigt hat, erhält es eine neue Anfrage aus der Warteschlange. Die Warteschlange wird so Zug um Zug nach Priorität abgearbeitet und der Rückstand beseitigt. Dabei können ältere Anfragen aufgrund der Wartezeit in der Priorität hochgestuft werden. Es entsteht ein produktiver Arbeitsfluss. Die Team-Mitglieder sind vor Störungen geschützt. Durch das WIP-Limit und die Warteschlange ist die gesamte Arbeitslast transparent und steuerbar.
Vereinbarte Limits können nach einiger Zeit (und Messung der Produktivität) für einzelne oder alle Team-Mitglieder angepasst werden.
Timeboxing?
Ein weiteres Hilfsmittel kann die Einführung einer maximalen Bearbeitungszeit (Timebox) je Anfrage sein. Dieses Zeit-Limit wirkt wie ein Frühwarnsystem. Kann ein Team-Mitglied eine Anfrage nicht innerhalb des gesetzten Zeit-Limits lösen, erhält es Unterstützung anderer Team-Mitglieder oder gibt die Anfrage zurück an die Warteschlange, um mit anderen Tätigkeiten fortfahren zu können. So kann das Risiko vermindert werden, das ein Team-Mitglied in eine Anfrage unverhältnismäßig viel Zeit investiert, ohne das Problem tatsächlich lösen zu können. Die Praktiken des WIP-Limit und Timeboxing lassen sich gut miteinander kombinieren.
Kein Multitasking mehr?
Im Zeitalter des Multitasking scheint es widersprüchlich die gleichzeitigen Aktivitäten strickt einzuschränken. Ziel der Limits ist es, einen gleichmässigen Arbeitsfluss herzustellen, ohne Kapazitäten zu überschreiten. Und seien wir einmal ehrlich, wie viele Bälle kann man gleichzeitig in der Luft halten bis einer herunterfällt?
