Für Betreiber von Onlineshops gibt es gute Gründe für ein Outsourcing der Logistik an einen Fulfillment-Anbieter. Neben der eingehenden Betrachtung der angebotenen Fulfillment-Services und Fulfillment-Kosten, spielt die Onlineshop-Anbindung eine wichtige Rolle für die mögliche Zusammenarbeit.
Schon vor der finalen Beauftragung des Fulfillment-Anbieters sollte daher im Detail geklärt werden, wie die Bestellungen aus dem Onlineshop ins Warenwirtschaftssystem des Fulfillment-Anbieters gelangen.
Grundlegende Fragen zur Onlineshop-Anbindung
Es sollte zuerst das generelle Know-how des Fulfillment-Anbieters im Hinblick auf die IT-Anbindung von Onlineshops hinterfragt werden:
Mit welchem Aufwand kann mein Onlineshop an die Warenwirtschaft angeschlossen werden? Welche Vorlaufzeit wird benötigt?
Gibt es Standardschnittstellen zu gängigen Onlineshop-Systemen?
Ist das von mir eingesetzte oder favorisierte Onlineshop-System dabei? Was, wenn nicht? Wie flexibel ist der Anbieter dann?
Wird die Anbindung von Marktplätzen und Plattformen (wie Amazon, Ebay, Otto) unterstützt?
Können mehrere Onlineshops und Marktplätze gleichzeitig angebunden werden?
Welche Erfahrungen hat der Fulfillment-Anbieter mit IT-Anbindungen? Existiert IT-Know-how im Haus oder wird ein externerer IT-Dienstleister hinzugezogen?
Welche Kosten entstehen für die Onlineshop-Anbindung (einmalig, laufend)? Gibt es vielleicht sogar versteckte Kosten?
Wie benutzerfreundlich ist das Warenwirtschaftssystem des Fulfillment-Anbieters? Gibt es eine Anwender-Dokumentation oder Tutorial?
Kann auf das System jederzeit online (via Internet/ Cloud) zugegriffen werden? Wird eine spezielle Client-Software benötigt bzw. reicht ein Webbrowser aus?
Funktion und Nutzen der Onlineshop-Anbindung
Neben diesen allgemeinen Fragen sollten im Anschluss der Funktions-umfang bzw. die Prozesse der Onlineshop-Anbindung geklärt werden. Nur eine gute und umfassende IT-Anbindung hilft dabei, Fehler zu vermeiden und Prozesse zu automatisieren.
Welche Leistungsversprechen gibt es im Hinblick auf Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit?
Wie ausgeprägt ist die Transaktionssicherheit bzw. deren Protokollierung?
Was bietet die IT-Anbindung des Onlineshops an die Warenwirtschaft des Fulfillment-Anbieters funktional?
Artikel
Können Artikel-Stammdaten vom bzw. zum Shop übermittelt werden?Wenn ja, in welchem Umfang?
Werden die Artikelbestände synchronisiert, sobald sich eine Veränderung ergibt? Nur so können Leerverkäufe vermieden werden. Und funktioniert das auch, wenn Artikel sowohl im Onlineshop als auch auf Marktplätzen angeboten werden?
Wie werden Angebotspakete, die mehrere Artikel enthalten, abgebildet?
Bestellungen
Werden die Bestellung mit allen relevanten Daten vollständig automatisch übertragen?
Dazu gehörten neben Artikelnummern und Mengen, die vollständigen Adressdaten des Empfängers sowie die Versandarten (z.B. bevorzugter Paketdienst) und ggf. Zahlungsmethode (wichtig bei Kauf auf Rechnung oder Vorkasse).
Werden Adressdaten auf Vollständigkeit und Korrektheit validiert?
Wie werden virtuelle Artikel, wie Rabat- und Gutscheincodes, erkannt?
Wird der jeweilige Status der Bestellung an das Onlineshop-System zurückgemeldet?
Wie werden Teillieferungen und Stornos gehandhabt?
Wie werden B2B-Bestellungen elektronisch übermittelt, welche nicht über das Shopsystem laufen? Gibt es alternativ einen CSV/Excel-Import oder XML-Anbindung?
Werden die Paket-/Trackingnummern an das Onlineshop-System zurückgemeldet?
Existiert eine Anbindung zu den wichtigsten KEP-Diensten (Multi-Carrier, Shipping-Serviceprovider)?
Wie werden Retouren technisch abgewickelt? Gibt es ein Retourenportal?
Bildnachweis: Jonathan Schöps / photocase.de
Tipp:
Hinterfragen Sie beim Fulfillment-Anbieter unbedingt die getroffenen technischen und formellen Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO, damit Sie und Ihre Kundendaten sicher sind.
Datenschutz / DSGVO
Mit der Einführung der europäischen DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ergeben sich viele Fallstricke für Onlineshop-Betreiber. Die DSGVO trifft aber auch den beauftragten Fulfillment-Anbieter. Dieser erhält zur Auftragsverarbeitung sensible Empfängerdaten und gibt diese, z.B. an Paketdienste, (komplett oder teilweise) weiter.
Werden die Daten verschlüsselt (HTTPS / SSL) übertragen? Gibt es eine Passwort-Richtlinie?
Existiert ein Datenschutz-Konzept? Wie werden beispielsweise die Daten verschiedener Mandaten voneinander geschützt?
Stellt der Fulfillment-Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (gemäß Art. 28 DSGVO) bereit? Sind dort alle Unterauftragnehmer (wie Speditionen, Paketdienstleister, IT-Anbieter) aufgelistet?
Gibt es einen Datenschutzbeauftragten?
Fazit: eine umfassende Onlineshop-Anbindung ist essenziell für erfolgreiches E-Commerce und Fulfillment
Zu einem erfolgreichen Onlineshop gehören neben Sales und Marketing vor allem auch alle notwendigen Prozesse in der Logistik. Dazu ist eine professionelle IT-Anbindung an den Dienstleister unabdingbar. Die Onlineshop-Anbindung an den Fulfillment–Anbieter kann der vollautomatische Taktgeber für das Fulfillment sein. Sie kann aber auch zu einer Bremse und Fehlerquelle werden, welche den Takt ins Stottern und Ihr Online-Business in Schlingern bringt.
Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung haben wir eine umfassende Checkliste entwickelt, welche alle relevanten Fragen zur Onlineshop-Anbindung an Fulfillment-Anbieter abdeckt.
Bei Interesse freuen wir uns über Ihre Nachricht.
Hervorragende Blog-Artikel. Ich mag diese wirklich.
Ich danke Ihnen für das Teilen..
Gute Idee, sich dabei ebenfalls einen Datenschutzbeauftragten als Ansprechpartner zu haben. Für meinen Shop, der noch nicht eröffnet wurde, muss ich mir zuerst einen Fulfillment-Dienstleister suchen, der die ganze Versand-Abwicklung übernimmt. Hoffentlich finde ich dafür die nächsten Tage einen Fachmann für Fulfillment-Logistik.