Die korrekte Einrichtung der Buchhaltung in Xentral ist ein entscheidender Schritt, um deine Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen und den Datenaustausch mit deinem Steuerberater effizient zu gestalten. In diesem How-to zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die wichtigsten Einstellungen vornimmst – basierend auf unserer Projekterfahrung bei DSConsult, deiner ERP-Manufaktur.
1. Kontenplan einrichten
Der Kontenplan bildet das Fundament deiner Buchhaltung. In Deutschland werden standardmäßig die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 verwendet.
So richtest du den Kontenplan ein:
- Gehe zu: Einstellungen → Buchhaltung → Hauptbuchkonten → Kontenplan
- Importiere den gewünschten Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04 – passende Import-Vorlagen stellen wir bei DSConsult zur Verfügung)
- Füge bei Bedarf weitere Konten hinzu, um branchenspezifische Anforderungen abzudecken
💡 Tipp: Zusätzliche Konten lassen sich einfach über die „Neu anlegen“-Funktion erstellen.
2. Debitoren und Kreditoren verwalten
In Xentral kannst du Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) mit DATEV-konformen Nummernkreisen anlegen:
- Debitoren: Nummernkreis von 10000 bis 69999
- Kreditoren: Nummernkreis von 70000 bis 99999
💡 Tipp: Du kannst bestehende Debitor-/Kreditor-Nummern in den Adressdaten als „abweichende Nummern“ importieren.
Praxisbeispiel: Sammeldebitoren verwenden
Sammeldebitoren helfen, Rechnungen mehrerer Kunden einer gemeinsamen Debitorennummer zuzuordnen – z. B. alle Bestellungen eines Webshops oder je Zahlungsart.
3. DATEV-Schnittstelle einrichten
Für den Austausch von Buchhaltungsdaten mit DATEV bietet Xentral verschiedene Möglichkeiten:
A. DATEV Rechnungswesen Einzelplatz
- Exportmethode: Manuell (CSV)
- Zielgruppe: Unternehmen mit lokaler Buchhaltung
B. DATEV Unternehmen online
- Exportmethode: Manuell (XML + PDF)
- Zielgruppe: Zusammenarbeit mit Steuerberatern über die Cloud
C. DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (empfohlen)
- Exportmethode: Automatisiert (XML)
- Vorteil: Direkter Belegtransfer an DATEV Unternehmen online
So richtest du die Schnittstelle ein:
- Einstellungen → Buchhaltung → DATEV
- Hinterlege Berater- und Mandantennummer
- Passe Sachkontenlänge und Wirtschaftsjahr an
👉 Weitere Infos zur Einrichtung erhältst du in unserer Onlinehilfe auf dsconsult.de.
4. Zahlungsweisen einrichten
Xentral unterstützt diverse Zahlungsarten, die du flexibel konfigurieren kannst:
- Überweisung
- PayPal
- SEPA-Lastschrift
So geht’s:
- Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungen & Geschäftskonten → Zahlungsweisen
- Neue Zahlungsarten hinzufügen oder bestehende anpassen
5. Bankkonten konfigurieren
Nutze die Funktion „Geschäftskonten“, um deine Bankdaten zu integrieren, Kontoauszüge zu importieren und Zahlungsabgleiche durchzuführen.
So richtest du Bankkonten ein:
- Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungen & Geschäftskonten → Bank & Zahlungskonten
- Konto hinzufügen, IBAN/BIC eintragen
- Optional: Live-Anbindung via finAPI aktivieren für automatischen Kontoauszugimport
💡 Tipp: Für PayPal kannst du ein separates Konto anlegen und API-Zugangsdaten hinterlegen.
👉 Weitere Infos zur finAPI-Integration
👉 Weitere Infos zur PayPal-Anbindung
6. Mahnwesen aktivieren
Mit dem Mahnwesen in Xentral kannst du offene Posten automatisch nachverfolgen.
So aktivierst du das Mahnwesen:
- Buchhaltung → Zahlungen & Geschäftskonten → Mahnwesen
- Mahnstufen definieren (z. B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung usw.)
- Mahntexte individuell gestalten
👉 Weitere Infos zum Mahnwesen findest du in der Xentral-Onlinehilfe.
Fazit
Die Buchhaltung in Xentral lässt sich flexibel und praxisnah konfigurieren – von der Einrichtung des Kontenrahmens über die Integration von DATEV bis zur Automatisierung von Zahlungsimporten und Mahnwesen.
Mit DSConsult als Partner an deiner Seite profitierst du von klaren Anleitungen, technischer Expertise und praxiserprobten Prozessen.