Onlineshop-Anbindung: Wie kommen Bestellungen zum Fulfillment-Anbieter?

FĂŒr Betreiber von Onlineshops gibt es gute GrĂŒnde fĂŒr ein Outsourcing der Logistik an einen Fulfillment-Anbieter. Neben der eingehenden Betrachtung der angebotenen Fulfillment-Services und Fulfillment-Kosten, spielt die Onlineshop-Anbindung eine wichtige Rolle fĂŒr die mögliche Zusammenarbeit.

Schon vor der finalen Beauftragung des Fulfillment-Anbieters sollte daher im Detail geklÀrt werden, wie die Bestellungen aus dem Onlineshop ins Warenwirtschaftssystem des Fulfillment-Anbieters gelangen.

Grundlegende Fragen zur Onlineshop-Anbindung

Es sollte zuerst das generelle Know-how des Fulfillment-Anbieters im Hinblick auf die IT-Anbindung von Onlineshops hinterfragt werden:

Mit welchem Aufwand kann mein Onlineshop an die Warenwirtschaft angeschlossen werden? Welche Vorlaufzeit wird benötigt?

Gibt es Standardschnittstellen zu gÀngigen Onlineshop-Systemen?
Ist das von mir eingesetzte oder favorisierte Onlineshop-System dabei? Was, wenn nicht? Wie flexibel ist der Anbieter dann?

Wird die Anbindung von MarktplĂ€tzen und Plattformen (wie Amazon, Ebay, Otto) unterstĂŒtzt?

Können mehrere Onlineshops und MarktplÀtze gleichzeitig angebunden werden?

Welche Erfahrungen hat der Fulfillment-Anbieter mit IT-Anbindungen? Existiert IT-Know-how im Haus oder wird ein externerer IT-Dienstleister hinzugezogen?

Welche Kosten entstehen fĂŒr die Onlineshop-Anbindung (einmalig, laufend)? Gibt es vielleicht sogar versteckte Kosten?

Wie benutzerfreundlich ist das Warenwirtschaftssystem des Fulfillment-Anbieters? Gibt es eine Anwender-Dokumentation oder Tutorial?

Kann auf das System jederzeit online (via Internet/ Cloud) zugegriffen werden? Wird eine spezielle Client-Software benötigt bzw. reicht ein Webbrowser aus?

Bildnachweis: Maciej Bledowski / photocase.de - Onlineshop-Anbindung
Bildnachweis: Maciej Bledowski / photocase.de – Fahrstuhl in einem automatischen Lager.

Funktion und Nutzen der Onlineshop-Anbindung

Neben diesen allgemeinen Fragen sollten im Anschluss der Funktions-umfang bzw. die Prozesse der Onlineshop-Anbindung geklÀrt werden. Nur eine gute und umfassende IT-Anbindung hilft dabei, Fehler zu vermeiden und Prozesse zu automatisieren.

Welche Leistungsversprechen gibt es im Hinblick auf VerfĂŒgbarkeit und Ausfallsicherheit?

Wie ausgeprÀgt ist die Transaktionssicherheit bzw. deren Protokollierung?

Was bietet die IT-Anbindung des Onlineshops an die Warenwirtschaft des Fulfillment-Anbieters funktional?

Artikel

Können Artikel-Stammdaten vom bzw. zum Shop ĂŒbermittelt werden?Wenn ja, in welchem Umfang?

Werden die ArtikelbestÀnde synchronisiert, sobald sich eine VerÀnderung ergibt? Nur so können LeerverkÀufe vermieden werden. Und funktioniert das auch, wenn Artikel sowohl im Onlineshop als auch auf MarktplÀtzen angeboten werden?

Wie werden Angebotspakete, die mehrere Artikel enthalten, abgebildet?

Bestellungen

Werden die Bestellung mit allen relevanten Daten vollstĂ€ndig automatisch ĂŒbertragen?
Dazu gehörten neben Artikelnummern und Mengen, die vollstÀndigen Adressdaten des EmpfÀngers sowie die Versandarten (z.B. bevorzugter Paketdienst) und ggf. Zahlungsmethode (wichtig bei Kauf auf Rechnung oder Vorkasse).

Werden Adressdaten auf VollstÀndigkeit und Korrektheit validiert?

Wie werden virtuelle Artikel, wie Rabat- und Gutscheincodes, erkannt?

Wird der jeweilige Status der Bestellung an das Onlineshop-System zurĂŒckgemeldet?

Wie werden Teillieferungen und Stornos gehandhabt?

Wie werden B2B-Bestellungen elektronisch ĂŒbermittelt, welche nicht ĂŒber das Shopsystem laufen? Gibt es alternativ einen CSV/Excel-Import oder XML-Anbindung?

Werden die Paket-/Trackingnummern an das Onlineshop-System zurĂŒckgemeldet?

Existiert eine Anbindung zu den wichtigsten KEP-Diensten (Multi-Carrier, Shipping-Serviceprovider)?

Wie werden Retouren technisch abgewickelt? Gibt es ein Retourenportal?

Bildnachweis: Jonathan Schöps / photocase.de - DSGVO / Onlineshop-Anbindung
Datenschutzverordnung Onlineshop-Anbindung
Bildnachweis: Jonathan Schöps / photocase.de

Tipp:

Hinterfragen Sie beim Fulfillment-Anbieter unbedingt die getroffenen technischen und formellen Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO, damit Sie und Ihre Kundendaten sicher sind.

Datenschutz / DSGVO

Mit der EinfĂŒhrung der europĂ€ischen DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ergeben sich viele Fallstricke fĂŒr Onlineshop-Betreiber. Die DSGVO trifft aber auch den beauftragten Fulfillment-Anbieter. Dieser erhĂ€lt zur Auftragsverarbeitung sensible EmpfĂ€ngerdaten und gibt diese, z.B. an Paketdienste, (komplett oder teilweise) weiter.

Werden die Daten verschlĂŒsselt (HTTPS / SSL) ĂŒbertragen? Gibt es eine Passwort-Richtlinie?

Existiert ein Datenschutz-Konzept? Wie werden beispielsweise die Daten verschiedener Mandaten voneinander geschĂŒtzt?

Stellt der Fulfillment-Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (gemĂ€ĂŸ Art. 28 DSGVO) bereit? Sind dort alle Unterauftragnehmer (wie Speditionen, Paketdienstleister, IT-Anbieter) aufgelistet?
Gibt es einen Datenschutzbeauftragten?

Fazit: eine umfassende Onlineshop-Anbindung ist essenziell fĂŒr erfolgreiches E-Commerce und Fulfillment

Zu einem erfolgreichen Onlineshop gehören neben Sales und Marketing vor allem auch alle notwendigen Prozesse in der Logistik. Dazu ist eine professionelle IT-Anbindung an den Dienstleister unabdingbar. Die Onlineshop-Anbindung an den FulfillmentAnbieter kann der vollautomatische Taktgeber fĂŒr das Fulfillment sein. Sie kann aber auch zu einer Bremse und Fehlerquelle werden, welche den Takt ins Stottern und Ihr Online-Business in Schlingern bringt.

Aufgrund unserer langjÀhrigen Erfahrung haben wir eine umfassende Checkliste entwickelt, welche alle relevanten Fragen zur Onlineshop-Anbindung an Fulfillment-Anbieter abdeckt.
Bei Interesse freuen wir uns ĂŒber Ihre Nachricht.

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